Có thể nói chuyển văn phòng chính là nỗi ám ảnh lớn với nhiều công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nắm bắt được những kinh nghiệm chuyển văn phòng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho kế hoạch chuyển văn phòng và tiết kiệm được nhiều thời gian. Tham khảo bài viết dưới đây để học hỏi những kinh nghiệm quan trọng khi chuyển văn phòng bạn nhé!
Chuyển văn phòng được xem là nỗi ám ảnh lớn của nhiều người
Chọn lựa văn phòng mới phù hợp với nhu cầu sử dụng
Trước khi lựa chọn văn phòng mới, các bạn nên suy nghĩ đến lý do tại sao mình lại chuyển văn phòng. Đây sẽ là một thay đổi mang đến nhiều cơ hội cũng như tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vậy nên bạn cần chắc chắn rằng, văn phòng là nơi làm việc quan trọng, cũng là nơi trao đổi, gặp gỡ với khách hàng để đem lại những lợi ích thiết thực cho công ty.
Hãy bàn bạc thật kỹ với đội ngũ quản lý để xác định những yêu cầu cần có của văn phòng mới. Sau đây là một vài ví dụ về những gợi ý tiêu chí cho văn phòng mới:
- Vị trí, hướng phong thủy của văn phòng, diện tích và giá thuê nhà.
- Những đặc điểm cần có của văn phòng như: chia phòng ban, thiết kế thông minh, thang máy,…
- Các yêu cầu khác như dịch vụ tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà,..
Thông thường, việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hành trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu 2 tháng. Để công ty có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và làm các thủ tục, giấy tờ liên quan.
Lên sẵn kế hoạch chuyển văn phong
Bạn cần hãy lập một bản kế hoạch chi tiết, khoa học
Lập kế hoạch là một khâu chuẩn bị vô cùng quan trọng, nó sẽ quyết định rất nhiều đến mức kinh phí cũng như thời gian mà bạn bỏ ra.
Việc đầu tiên trong bước lên kế hoạch đó là phải lựa chọn được thời gian chuyển văn phòng thích hợp. Thời điểm tốt nhất để chuyển văn phòng là lúc khối lượng công việc không quá nhiều, thường là sau tết Nguyên Đán.
Để lập một bản kế hoạch thật chi tiết, khoa học, bạn hãy viết ra tất cả những công việc cần làm và những đồ đạc cần phải chuyển đi. Cách làm này sẽ giúp bạn hạn chế được tối đa việc bỏ sót đồ. Để tránh việc các văn kiện, tài liệu của công ty bị mất hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển. Bạn nên sao chép và lưu trữ lại các tài liệu mật trong.
Chuẩn bị đồ đạc cần thiết và các loại giấy tờ
Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì nên chuẩn bị trước một vài dụng cụ và đồ đạc cần thiết như thùng carton, băng keo, túi ni lông,…để chứa các đồ vật quan trọng. Trước khi tiến hành đóng gói đồ đạc, bạn nên tiến hành phân loại đồ đạc theo chức năng và công dụng.
Việc sắp xếp và đóng gói đồ đạc rất tốn thời gian và công sức. Bởi vậy, nếu bạn đang có ý định tự chuyển đồ thì hãy dừng lại và huy động thêm nhân viên để tham gia công việc này. Giúp quá trình đóng gói diễn ra nhanh gọn và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Một vài lưu ý cho các bạn khi gói đồ đạc:
- Nên chọn lựa các vật dụng hay đi với nhau, rồi cho vào chung một thùng để tiện tìm kiếm hơn.
- Không nên cho quá nhiều đồ trong một thùng vì như thế sẽ khiến việc vận chuyển khó khăn, thậm chỉ sẽ khiến thùng dễ bị bung và rách.
- Sau khi đóng gói, bạn nên dán giấy ghi chú bên ngoài thùng để ghi lại những vật dụng bên trong và địa chỉ phòng ban. Đặc biệt với những đồ dễ vỡ, bạn có thể để ghi chú bên ngoài là đồ dễ vỡ.
- Với những vật dụng, máy móc quan trọng yêu cầu kỹ năng cao để tháo lắp. Các bạn nên nhờ những người có chuyên môn và kinh nghiệm để tránh gây hư hỏng.
Sau khi đã đóng gói các vật dụng, các bạn cần tiến hành dọn dẹp văn phòng cũ, hãy dọn sạch mọi thứ từ văn phòng cho đến ban công lối đi. Đây chính là lúc bạn nên kiểm tra lại lần cuối để xem còn sót lại bất kỳ đồ đạc hay không.
Thông thường, trước khi chuyển sang văn phòng mới, các công ty sẽ tiến hành thanh lý lại những đồ vật cũ không dùng đến. Cách làm này sẽ giúp các bạn tiết kiệm một phần chi phí vận chuyển.
Tiến hành chuyển văn phòng
Dịch vụ chuyển văn phòng sẽ giúp việc chuyển dọn trở nên dễ dàng hơn
Trước khi thực hiện việc đóng gói và vận chuyển, các bạn nên tìm và liên hệ nhà xe trước. Việc này không chỉ đảm bảo bạn chắc chắn có xe vận chuyển mà còn biết được khả năng chở của xe là bao nhiêu. Có một vài trường hợp đến gần ngày vận chuyển mới bắt đầu liên hệ xe, điều này tạo cảm giác bị động cho bé.
Để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, công sức thì mọi người có thể lựa chọn dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói. Các đơn vị thực hiện chuyển văn phòng với kinh nghiệm lâu năm sẽ dễ dàng hoàn thành một các nhanh chóng.
Hy vọng những kinh nghiệm chuyển văn phòng bổ ích trong bài viết trên sẽ giúp các bạn chuẩn bị tốt hơn cho công việc của mình. Chúc các bạn có những trải nghiệm văn phòng vui vẻ và thú vị.
